进入外贸行业的门槛虽然不高，基本上是在英文或者某一领域的小语种能做到沟通无障碍就可以。但是这仅仅是门槛，并不是说达到门槛就能做到好。作为一个外贸新人，还需要了解很多的外贸基础理论知识，还有更为重要的就是整套的外贸操作流程。对于新人而言刚开始接触，不了解，会觉得非常的繁琐，时常难以适应。下面这些外贸整套的操作流程，供外贸新人学习参考。
1.客户查询:
一般客户在下采购订单之前，首先会有相关订单询价给业务部门，从而了解和沟通一些细节。
2.报价:
业务部门应及时回复客户的询问，确定货物的名称、制造商、型号、数量、交货日期、付款方式、包装规格、柜型，并通过形式发票向客户正式报价。
3.获得订单:
经过协商，收到了客户的正式采购订单。
4.确认交货日期:
收到客户订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划，回复交货期。
5.业务审批:
业务部门接到订单后，首先制作业务审核单。如实填写“出口合同审核表”中的项目，尽量列出各种预计费用。客户订单的传真和与工厂的采购合同应附在合同批准中。审核表应由业务员签字，部门经理批准，然后提交管理人员审批后才能执行。如果金额较大，或者有预付款、佣金等条款，必须经公司总经理批准。合同批准后，制作销售订单，交给部门流程人员跟进。
6.发布生产通知:
业务部门确定交货日期后，如果满足以下条件，可以发出生产通知单通知工厂按时生产。
6.1如果客户以信用证付款，通常会在交货日期前一个月确认收到信用证。收到信用证后，业务员和凭证员应分别审核信用证，检查是否有错误，是否能保证交货日期，以及其他可能出现的问题。如果有任何问题，应要求客户立即修改信用证；
6.2如果是电汇付款的客户，要确保定金已经到账。
6.3如果是客户付款，或通过银行承兑交单等方式收汇。，经理应该确认一下。
7.检查:
7.1交货日期前一周，应通知公司检验员检验货物。
7.2如果客人希望自己或指定的检验员检验货物，应在交货日期前一周与客户预约检验货物，并将检验日期通知企划部。
7.3如客人指定第三方检验公司或公正的银行验货，应在交货期前两周联系检验公司，预约检验时间，务必安排在交货期前，确认后通知工厂检验时间。
8.准备基本文件:
根据工厂提供的包装材料，制作出口合同、出口商业发票、装箱单等文件(应由业务跟单员制作并交给审核员)。
9.商品检验:
如果是国家法定商检产品，在向工厂订货时，要说明商检要求，并提供商检所需的出口合同、发票等材料。而且以后要通知工厂产品的出口口岸，以便工厂办理商检。注意你要在发货前一周拿到商检换货证书。
10.租船订舱:
10.1如果与客人签订的合同是FOB中国，通常客人会指定运输代理或船公司。这时候你要尽快联系货代，告知发货意向，了解要安排的出口口岸，船期等。，并确认是否能在开航日期前至少一周从工厂交货，以及装运日期是否能满足客户要求的交货日期。注意，书面订舱通知(ING ORDER)要在交货日期前两周发给货运公司，订舱纸一般可以在开航前一周拿到。
10.2如果运费由卖方支付，应尽快向船公司或船公司咨询装运日期、运费率、启运港等。经过比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如果客人不同意，选择另一家客人认可的船公司。注意，开航前两周书面定仓，程序同上。
10.3如果货物不够一个小柜，需要散装货物，应向货代公司设置散装货物位置。当你拿到仓单的时候，你还应该知道截止时间，仓储和报关要求等。
10.4向运输公司订舱时，务必传真书面订舱单，注明预定装运日期、柜型和数量、目的港等。，以避免错误。
11.布置牵引柜:
1.1货物备妥并检验合格后，委托拖车公司提货并装箱。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订长期合作协议，确保安全准时。拖航前应将以下信息传真给拖航公司:订仓确认函/放柜纸、船公司、订仓号、拖航柜委托书，注明装货时间、柜的种类和数量、装货地址、报关行、装货港等。如果有检验公司看装车柜，要专门声明不能迟到，并要求返还装车资料，写明柜号、车牌号、司机、联系电话等。
12. 传真一份装车资料给工厂，注明装车时间，柜型，订单号，订单号，车牌号，司机联系电话。
13.要求工厂在集装箱出厂后尽快传真一份装船通知给业务部门，说明集装箱的启运时间、实际装船数量等。，并将包装号和封条号记录为提单的信息。注意，要求工厂在装柜后记得封柜。
12.委托报关:
同时将报关所需单证交给合作报关行，委托出口报关和商检通关。通常有两天的报关时间(在船只被拦截之前)。在托运报关的时候，你要提供一个集装箱装载信息，包括装载的货物和数量，港口，船公司，订舱号，集装箱号，船舶的开、关时间，拖车公司，集装箱类型和数量，我公司的联系人和电话等。
13.获取运输文件:
13.1最迟在装船后两天内，应将提单的补充内容传真给船公司或货代。根据信用证或客人的要求补料，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求，包括船公司随提单出具的装船证明。
13.2督促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后，以书面形式向船公司确认提单内容。如果提单需要客人确认，先将提单样本传真给客人，确认后再要求船公司出示正本。
13.3及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输单据。注意运费的支付要登记。
14.准备其他文件:
14.1商业发票:在信用证要求的单据中，对商业发票的要求最为严格。发票日期应确定在签发日期之后、交货日期之前；发票上的货物描述应与信用证上的完全一致，小写和大写金额均应正确；应显示信用证上的发票条款，并显示装运标志；如果发票需要对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2格式原产地证书:交货前应向检验检疫局申请格式原产地证书。需要注意的是，装运日期应该在信用证的交货日期和装船日期之前，发票日期之后。如果不能在装船前办理，需要提供报关单、提单等单据，才能办理出后证。对于经香港转运的货物，通常由香港的中国商品检验公司会签A证，证明货物没有在香港再加工。
14.3一般原产地证书:一般原产地证书可以在中国贸促会办理，要求较低，交货后短时间内可以补办。如果原产地证书需要大使馆签字，要像发票一样提前20天办理。
14.4装运通知:一般要求在开航后几天内通知客人装运的详细情况，包括船名、航班号、开航日期、预计到达日期、货物及数量、金额、件数、唛头、目的港代理人等。有时，信用证要求交货证明，如传真报告、寄信表格等。，而且要在客人要求的时间内办理。
14.5装箱单:装箱单应清楚表明货物的包装情况。应显示每个箱子的数量、毛重、净重和外箱尺寸。根据外箱尺寸计算的总体积应与标注的总体积一致。应该显示唛头和箱号，以便客人可以很容易地找到。注意，装箱单的重量和体积应与提单一致。
15.信用证收汇:
15.1如采用信用证收汇，应在规定的交单时间内准备好所有单据，并严格审核单据，确保无误后，再提交银行议付。
5.2如采用电汇方式收汇，在取得提单后立即传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本等单据寄给客人。
15.3如果T/T收汇，要求先收全款才能做柜面，柜面收汇后要拖走，收到提单后可立即将正本提单寄给客人。
16.商业登记:
每一笔出口业务完成后都要及时登记，包括电脑登记和书面登记，以便以后查询和统计。
17.文件存档:
所有文件、信用证和谈判文件必须保存以备将来参考。
18.收集信息:
跟单文员要注意收集运价变化、出货日期、航线等信息。平时以此为业务员报价提供帮助。
